Subsidiereglement

Alle scholen die zich inschrijven voor Slimme Mobiele Scholen verklaren akkoord te gaan met het subsidiereglement.

Subsidievoorwaarden Slimme Mobiele Scholen (SMS)

Schooljaar 2017-2018

1. Algemeen/inschrijving

  • De school die zich inschrijft, is een Nederlandstalige Vlaamse of Brusselse secundaire school.
  • Een school kan zich per instellingsnummer een keer inschrijven voor SMS en kan voor elke graad een subsidie van maximum 200 euro ontvangen. Als de school daarnaast een opleiding van de VSV (Vlaamse Stichting Verkeerskunde) uit het gamma Verkeer op School volgt, krijgt zij één keer 100 euro extra budget.
  • Scholen die met meer dan een instellingsnummer inschrijven, moeten voor elk instellingsnummer het volledige schooldossier doorlopen en aan alle voorwaarden voldoen. Een opleiding geldt dus ook maar voor één instellingsnummer.
  • De school beheert gedurende het volledige schooljaar haar online schooldossier op mijn.verkeeropschool.be.
  • De school zorgt ervoor dat de contactgegevens van de projectverantwoordelijke voor Slimme Mobiele Scholen, de SMS-verantwoordelijke binnen de school, steeds up-to-date zijn.
  • De school coördineert de door de VSV gesubsidieerde projecten en verkeersinitiatieven en neemt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid. De school ontslaat de VSV van alle verantwoordelijkheid voor alles wat verband houdt met de gesubsidieerde projecten.

2. SMS-begeleiding

  • Als je school voor het eerst deelneemt aan SMS is een opstartvergadering met een SMS-begeleider verplicht. Via ​slimmemobielescholen@vsv.be kun je een afspraak maken met een van onze begeleiders.
  • Ook tijdens de rest van het schooljaar kun je bij onze SMS-begeleiders terecht met vragen over de verdere uitwerking van verkeers- en mobiliteitseducatie op school. Dat kan via mail, via telefoon of op locatie. Onze begeleiders kunnen ook toelichtingen geven voor meerdere scholengroepen en/of gemeenten.
  • Als je school al eens heeft deelgenomen aan SMS is een opstartvergadering met een SMS-begeleider niet meer verplicht. Je kunt wel nog steeds bij hen terecht met vragen over de verdere uitwerking van verkeers- en mobiliteitseducatie op school. Maak via ​slimmemobielescholen@vsv.be een afspraak voor een begeleiding op maat. Onze begeleiders kunnen ook toelichtingen geven voor meerdere scholengroepen en/of gemeenten. Je kunt hen ook altijd bellen of mailen met een vraag.

3. Verder verloop

  • De school vult het online schooldossier in, bestelt in onze webshop educatieve materialen die in aanmerking komen voor de SMS-subsidie en voert de geplande initiatieven uit. In de volgende fase van het schooldossier evalueert ze de aangekochte producten en het project SMS. De school respecteert daarbij de volgende deadlines:
    • 30 november 2017: einde van de inschrijvingen.
    • 21 april 2018: alle producten zijn aangekocht en toegewezen aan de juiste graad.
    • 16 juni 2018: de initiatieven voor verkeers- en mobiliteitseducatie zijn afgerond, het online schooldossier is afgesloten en het digitale dossier is ingediend.

4. Vergoeding van educatieve materialen

4.1 Aan volgende voorwaarden moet steeds voldaan worden om in aanmerking te komen voor een vergoeding:

  • De school biedt de activiteiten gratis aan haar leerlingen aan.
  • Enkel materialen die in de Webshop Verkeer op School zijn opgenomen komen in aanmerking voor subsidie. Kijk dus eerst goed na of het product of de dienst die je wilt, wel beschikbaar is.
  • Alleen materialen die via het online dossier werden besteld, komen in aanmerking voor subsidie. Uitzonderingen hierop zijn enkel mogelijk na overleg met VSV.
  • De aankoop van een product of dienst kan maar aan één graad toegewezen worden.
  • Aangekochte materialen blijven eigendom van de school en worden zo bewaard dat ze nadien nog bruikbaar zijn. Dit met uitzondering van materialen die aan de leerlingen worden uitgedeeld in specifieke situaties, zie 4.2 en 4.3.

4.2 Wat wordt WEL vergoed aan de scholen?

  • Alle materialen en diensten die in de webshop van de VSV zijn opgenomen, uitgezonderd producten van de VSV en materiaal rond rijbewijs B.
  • De aankoop van schoolfietsen. De aankoopprijs kan verdeeld worden over de verschillende graden en de eventuele extra subsidie in het kader van een opleiding Verkeer op School.
  • De huur van fietsen (enkel voor scholen die deelnemen aan de FietSOmeter). De kosten kunnen enkel ingebracht worden bij de eerste graad en de extra subsidie in het kader van een opleiding Verkeer op School.
  • De onkosten van een externe lesgever worden vergoed indien:
    • de lessen bedoeld zijn voor verkeers- en mobiliteitseducatie;
    • het geen extra lessen in het kader van Rijbewijs op School zijn;
    • de lessen gefactureerd worden door de lesgever of de organisatie waarvoor hij werkzaam is.
  • De vervoerskosten om diensten tot op school te brengen, moeten steeds op volgende wijze gestaafd worden:
    • Bij tickets van het openbaar vervoer worden de originele tickets opgestuurd naar de VSV.
    • Bij onkosten voor de wagen worden vertrek- en aankomstplaats duidelijk vermeld en betalen we maximaal de wettelijke kilometervergoeding. 
  • De transportkosten om materialen tot op school te brengen. Deze kosten moeten duidelijk apart vermeld worden in de factuur.
  • De vervoersonkosten om met het openbaar vervoer naar een activiteit over verkeersen mobiliteitseducatie te gaan:
    • De verplaatsing wordt in groep gemaakt.
    • De originele tickets worden opgestuurd naar de VSV.
    • Let op! Kosten voor het huren van een bus om de leerlingen te vervoeren, vallen NIET onder de SMS-subsidie!

4.3 Wat wordt NIET vergoed aan de scholen?

  • producten die niet uit de webshop van de VSV komen;
  • een product dat bij meer dan één graad ingediend wordt (de aankoop van bijvoorbeeld fluohesjes kan dus maar aan één graad toegewezen worden en wordt daarom voor maximaal 200 euro terugbetaald);
  • drukkosten (om bijvoorbeeld het logo van de school op fluomateriaal te laten drukken);
  • materiaal dat zonder overleg met VSV niet via het online dossier werd besteld;
  • materialen en lessen voor het behalen van het rijbewijs B.

Neem bij twijfel altijd contact op met de VSV. Zo vermijd je kosten die achteraf niet terugbetaald worden.

5 Financieel

  • De school schiet de aankoop van de educatieve materialen voor.
  • Om de vergoeding van maximaal 700 euro te ontvangen, koopt de school via het schooldossier materialen of diensten aan uit de webshop van de VSV.
  • Als de projecten en activiteiten plaatsgevonden hebben, evalueert de school de aangekochte materialen en diensten en het project Slimme Mobiele Scholen.
  • Daarna uploadt de school de facturen voor de aankoop van educatief materiaal in het schooldossier, volgens de procedure beschreven in stap 4 ‘Facturatie’ van het schooldossier op de website www.slimmemobielescholen.be.
  • Ten slotte dient de school het online schooldossier in.

Extra:

  • Als de school alle fases correct en volledig doorlopen heeft en aan alle gestelde voorwaarden voldaan heeft, betaalt de VSV de facturen zo snel mogelijk na ontvangst van het digitale dossier terug.
  • De VSV heeft altijd het recht om facturen te weigeren als zij daarvoor een goede argumentatie heeft.
  • De VSV betaalt de subsidie onder ontbindende voorwaarde van niet-betaling van de desbetreffende subsidie door de Vlaamse overheid.
  • Bij de realisatie van de niet-ontbindende voorwaarde zijn de partijen elkaar niets verschuldigd.

6 Contactgegevens

Scholen gebruiken onderstaande contactgegevens:

VSV 
Slimme Mobiele Scholen
Stationsstraat 110
2800 Mechelen

015 63 14 03
slimmemobielescholen@vsv.be